Realización práctica del control de materiales (I)

El esquema del control de los materiales que he explicado sirve a título de ejemplo general, que cada uno deberá adaptar a sus necesidades particulares.

El control de la materia prima no presenta grandes dificultades, y bastará que se establezca una ficha o documento por cada tipo de materia, y que anote en dicha ficha o documento las entradas y salidas, tanto en unidades como en valor. Para ello, se deberá recibir un informe de todos los materiales entrados e ir haciendo un resumen diario según la clasificación de las materias primas establecida. Al final del mes, se dará la entrada en sus fichas.

En lo que respecta al control del material en transformación, producto acabado y control de las facturaciones, el documento base esencial lo constituye el vale de pedido, el cual se realiza mediante un simple archivo.

Cuando se recibe un pedido de un cliente (o se determina trabajar para existencias) la oficina comercial crea el vale de pedido, que contiene todos los datos y características técnicas del pedido, y los datos para el control del material. Cada vale tiene una referencia que le relaciona con el producto.

Una de las copias se envía a contabilidad analítica, la cual será archivada (supongamos que en el cajón 1). Por ello, la suma de las fichas de este cajón del este cajón constituye, en principio, los pedidos en cartera.

Cuando el pedido se pone en fabricación, debe comunicarse a la contabilidad analítica el número de orden al cual se destina y los kilogramos o unidades sacadas. Contabilidad analítica saca entonces la ficha del cajón 1, y la pasa al cajón 2 (en fabricación). Por ejemplo, si ocurriera que el pedido es de 10.000 kg, y el lote que se pone en fabricación es de 1.000, debemos poner a la ficha que nos diga que aún quedan unidades pendientes en cartera (una pestaña de algún color llamativo). Por eso decía que el cajón 1 nos indicaba la existencia de pedidos en principio.
La suma de todas las fichas del cajón 2 (unidades de salida menos los rechazos, que se irán anotando), al final del mes, constituirá la existencia del material de transformación.

Cuando el producto se acaba y entra en el almacén, se sacará la ficha del cajón 2, se anotarán las unidades finales, y se pasarán al cajón 3, después de deducir la merma (teórica) y los defectuosos (por diferencia). La suma de las fichas constituirá las existencias de productos acabados.

Del cajón 3 se pasa al cajón 4, cuando el material sale de fábrica con destino al cliente y en espera de que se comunique por la sección de fabricación que se ha establecido la factura correspondiente, momento en que la ficha se saca del cajón 4 y se pasa al cajón 5.

Tenemos por tanto, perfectamente controlada las existencias en sus diferentes fases, y al mismo tiempo, todo el historial para el cálculo del coste del material del producto  a l cual se refiera la orden de fabricación.

NOTA: La referencia a cajones es simplemente una forma de explicar los pasos que hay que seguir. Se puede hacer mediante programas informáticos.

Como me he enrollado más que las persianas, voy a explicar el ejemplo en la siguiente sección.