Contabilidad para todos y todas

Criterios de determinación En el orden práctico, al contrario que en las definiciones, se procede para efectuar el desglose, de lo general a lo particular, del departamento al grupo homogéneo; la primera etapa consistirá, por tanto, en precisar cuáles son los departamentos. Departamentos Su determinación depende de la estructura y de la organización de la empresa y se realiza a partir del organigrama de la misma. Los departamentos, en este sentido, se clasifican en tres grandes grupos: departamentos de producción, es decir, aquellos que directamente contribuyen a la fabricación del producto o productos que constituyen la actividad fundamental de la empresa. Por ejemplo, en una siderometalúrgica, los hornos altos, laminación, forja... departamentos auxiliares , aquellos cuya actividad contribuye directamente a la mejor marcha de los departamentos de producción . Así, teniendo en cuenta el ejemplo anterior, los talleres de mantenimiento, laboratorio... departamentos g

Definiciones El reparto de las cargas por centro de responsabilidad (en las hojas analíticas) constituye una de las características fundamentales de la contabilidad analítica. La división de la empresa en centros de responsabilidad descansa, fundamentalmente, en la distinción de: Departamento. Sección. Grupo homogéneo.   Grupo homogéneo Desde el punto de vista técnico, es el conjunto de factores de producción, trabajadores, trabajadoras y máquinas. En su acepción contable es una agrupación real o ficticia de gastos con la finalidad de repartir dichos gastos según una unidad de obra y de realizar el control de esos gastos, dándose la circunstancia de que su actividad concurre directa o indirectamente a la realización de la operación que constituye el objeto de la explotación de la empresa. Se dice grupo porque es efectivamente una agrupación de elementos técnicos o conjunto de cargas, y homogéneo porque exige que el conjunto de gastos tenga una medida particu

Como ya expliqué en contabilidad general, ésta lleva un desglose muy detallado de los gastos, pero sólo por conceptos, sin referirlos a los producto s. En contabilidad analítica, estos gastos hay que imputarlos a los productos a través de las hojas analíticas. Pero resultaría difícil y tedioso hacerlo concepto por concepto. Por eso, en contabilidad analítica se agrupan dentro de un solo concepto , diferentes de la contabilidad general. Así, por ejemplo,  costes laborales, en contabilidad analítica abarcará los siguientes conceptos de contabilidad general: salario legal; horas extraordinarias; complemento por peligrosidad, otros. Por eso es importante definir con claridad cuáles son los conceptos de gasto de contabilidad general se incluyen dentro de cada concepto en contabilidad analítica. La clasificación que expongo a continuación es a título ilustrativo, ya que dependerá de cada empresa y puede necesitar una adaptación. Sin embargo, he procurado examinar el mayor núm

Se entiende por gastos de transformación todos los originados por la fabricación de productos que constituyen el objetivo fundamental de la empresa (con excepción de los materiales, que ya han sido explicados, y los de distribución o comerciales). El control de la transformación desemboca fundamentalmente en la creación de la hoja analítica y la ficha o documento de control de coste de la transformación. La hoja analítica es un cuadrante de doble entrada en el que en uno de sus lados figuran los conceptos de coste o gastos de transformación, y en el otro los diferentes centros de responsabilidad que han dado lugar a esos gastos. La ficha o documento de control de coste de transformación tiene por finalidad, por un lado, la de reflejar la importancia que cada uno de los conceptos de coste tiene sobre el total de la transformación, y por otro, la de permitir una comparación de los costes de transformación y de los diferentes conceptos de coste o cargas con los standard, y periodo

Antes de pasar a ver el control de la transformación; vamos a repasar las fases del control de materiales: En cartera. En fabricación. Acabado. Salida. Facturado. Podéis verlas con más detalle pulsando aquí .

Tomemos los siguientes datos de la orden de fabricación (recordad que se trata de ejemplos): ORDEN FABRICACIÓN 10.089  (características técnicas y demás datos del    pedido) Material de fabricación Rechazos Almacén Salidas de fábrica al  cliente LOTE Fecha Uds Fecha Uds Fecha Nota  preparados Uds Fecha Nota  preparados 1 01/02/2013 51 kg 06/02/2013 10 kg 12/02/2013 63 30 kg 16/02/2013 63 En nuestro ejemplo haríamos (los precios del ejemplo son teóricos, y la merma teórica del 5 por ciento): Kilogramos salidos a fabricación: 51 unidades a 10 euros 510 A deducir: 117 Rechazos: 10 unidades a 10 euros 100 Defectuosos: 8,5 kilos a 2 euros 17 COSTE DEL MATERIAL 393 Recuerda el cálculo de defectu

El esquema del control de los materiales que he explicado sirve a título de ejemplo general, que cada uno deberá adaptar a sus necesidades particulares. El control de la materia prima no presenta grandes dificultades , y bastará que se establezca una ficha o documento por cada tipo de materia, y que anote en dicha ficha o documento las entradas y salidas, tanto en unidades como en valor. Para ello, se deberá recibir un informe de todos los materiales entrados e ir haciendo un resumen diario según la clasificación de las materias primas establecida. Al final del mes, se dará la entrada en sus fichas. En lo que respecta al control del material en transformación, producto acabado y control de las facturaciones, el documento base esencial lo constituye el vale de pedido , el cual se realiza mediante un simple archivo. Cuando s e recibe un pedido de un cliente (o se determina trabajar para existencias ) la oficina comercial crea el vale de pedido, que contiene todos los datos y cara

El problema planteado por los subproductos no es tanto su control físico , que no presenta dificultad alguna (similar al almacén de productos acabados) como el de su valoración , que en algunos casos reviste grandes dificultades.

Su tratamiento es similar al de un almacén de materias primas o de productos acabados . Cuando se recibe el material procedente de la devolución debe almacenarse y no disponerse del mismo hasta tanto el control de calidad, de acuerdo con la dirección de ventas, por razones de política comercial, aconsejarán tomar alguna media diferente. Puede suceder que se remita de nuevo al cliente, que se reutilice en la empresa o que resulte inservible.

Este control no presenta problema alguno. Su mayor o menor precisión dependerá del grado de detalle con el que se realice la clasificación de los productos acabados . Especial cuidado debe ponerse en la manipulación de los materiales para evitar su mezcla y sobre todo, en la facturación de los mismos . Puede que las salidas reales no coincidan con las contables debido a que se haga la factura al cliente en periodo distinto de la salida real. En este caso, el problema es de menor importancia, ya que al hacerse el control de las facturaciones comparadas con las salidas, pueden comprobarse fácilmente los materiales salidos y no facturados, lo que permite además efectuar una confrontación entre la existencia contable y el almacén físico.

El principal problema que plantea el control del material en transformación radica en el establecimiento de las existencias. Su determinación exige el conocimiento de las entradas y de las salidas (al almacén de productos acabados o semiterminados, rechazos, mermas defectuosos...). Las entradas no ofrecen dificultad y coinciden con lo dicho al hablar de la salida del almacén de materias primas en contabilidad analítica. En lo referente a las salidas, al menos en teoría, tampoco debería existir problema, ya que bastaría con conocer por referencia la entrada en almacén de productos acabados. Las existencias vendrían determinadas por esta diferencia, habida cuenta de la existencia inicial, y suponiendo que no existan mermas, rechazos, desperdicios.. . Pero, por desgracia y por propia experiencia, ésta no es la situación normal. Durante la transformación se producen rechazos, defectuosos, etc., que es necesario controlar; control que ha de extenderse para cada orden de fabricación o lot

Supongamos que durante un periodo de cálculo de los costes y de presentación de resultados han entrado en almacén 250 kilógramos, y que del proveedor se han recibido facturas tan sólo por 150 kilógramos. El importe de la factura asciendo a 150 euros (1 euro el kg). El coste standard del material asciende a 0,75 euros. Por necesidades de programación, se pusieron en fabricación 180 de los 250 kilógramos recibidos (los últimos 100 kilógramos se recibieron los últimos días del periodo). Debido a que no había existencias anteriores, resulta que se han lanzado a fabricación 30 kilos más de los que se ha recibdo factura. 1ª solución: Dar entrada a los 150 kg de los que se ha recibido factura a) Existencia física Inicial Entradas Salidas Total 0 250 180 70 b) Existencia contable Inicial Ent

En contabilidad, partiendo de que toda operación contable tiene por base un documento, la recepción de las materias primas se produce en el momento en que se informa la factura del proveedor. Puede ocurrir, por ello, que el material se reciba físicamente dentro de un perido determinado y la factura en otro periodo, posterior. Lo ideal es que ambas entradas coincidan, lo que permitirá, por un lado una confrontación de las existencias, y por otro, fijar con precisión las responsabilidades del departamento de compras por su gestión referente a los precios (diferencias entre precio standard y reales). Dos soluciones posibles: dar entrada en contabilidad analítica tan sólo a los materiales de los que se ha recibido factura . En este caso, se cumple con la finalidad de fijar la responsabilidad de compras, pero no es posible realizar las confrontaciones de las existencias; dar entrada a las cantidades realmente recibidas desglosadas en dos partes : por un lado, la de aquellas cuyas fac

Debe disponerse al final del periodo de cálculo de los costes y análisis de los resultados que se haya establecido (recomiendo al final de cada mes). Su determinación no presenta problema alguno. Conviene, no obstante, establecer un programa de revisión periódica de las existencias.

El aspecto más importante a tener en cuenta en este punto es el que toda salida a fabricación de materia prima debe ir con una referencia que la relacione con el producto a que ha sido destinada, sea éste para cumplir un pedido específico de un cliente o para existencias, para tener el historial completo de la utilización del material en un producto determinado, para poder calcular posteriormente su precio de coste.

Realizada la recepción cualitativa y cuantitativa, la persona responsable del material procederá a colocarlo en su lugar destinado al efecto en el almacén, efectuándose las anotaciones oportunas en los documentos creados al efecto.

Con independencia del medio o de la forma en que se recibe el material, su control recae en dos aspectos fundamentales: recepción cualitativa; recepción cuantitativa; Aunque en muchas ocasiones, ambos controles se realizan simultáneamente, y por la misma persona o grupo de personas, son funciones totalmente diferentes, por lo que creo que es preciso separarlas. La recepción cualitativa tiene por objetivo comprobar si el material recibido está de acuerdo con las especificaciones requeridas y pedidas. La recepción cuantitativa tiene por finalidad que la cantidad recibida esté de acuerdo con la indicada en la nota de entrega, vale de pedido, albarán...

Determinado el presupuesto de ventas por el departamento comercial, de acuerdo con el mercado, el servicio de planificación de la fabricación establece el programa de fabricación, de cuyo programa el departamento de compras confecciona el programa de aprovisionamiento periódico, que se irá adaptando de acuerdo con la marcha real del presupuesto y al que se ajustarán los pedidos concretos.

El problema de la clasificación de la materia prima, incluido dentro de la clasificación general de todos los materiales de la empresa, resulta (lo digo por propia experiencia), un trabajo algo arduo, y es preciso realizarla para las necesidades de cada empresa. Intentos para establecer una clasificado normalizada existen, pero (por ahora) no son muy útiles. Como criterio general puede partirse de la idea de que debe de existir una clase de materia prima para cada tipo de producto final diferente que se haya obtenido con materias primas también diferentes (no sólo en denominación, sino también de medidas de calidad, etc). La clasificación debe ser lo más exhaustiva posible con el fin de impulsar al departamento de compras a establecer una política de precios en cuanto a cada una de ellas y fijar posteriormente la responsabilidad de la actuación.

El control de las materias primas comporta los siguientes puntos, que intentaré explicar con claridad: Clasificación de las materias primas. Pedido de material. Recepción. Entrada de almacén. Salidas a fabricación. Existencias. El control de las materias primas y la contabilidad analítica. Estos puntos serán explicados en las secciones siguientes.

En un sentido totalmente general, puede entenderse por materiales a los elementos que la empresa adquiere del exterior, o los fabrica ella misma para la producción o venta de sus productos. De acuerdo con este principio, las clasificaciones pueden resumirse en tres grandes grupos: Mercancías: objetos , materiales o suministros destinados a revenderse en su estado, sin transformación. Materias primas: objetos, materiales o suministros destinados a incorporarse a los productos acabados. Materiales consumibles: objetos, materiales o suministros destinados a utilizarse en las necesidades de la empresa, sin que se revendan ni se incorporen directamente a los productos acabados, es decir, que concurren sólo de manera indirecta a la fabricación o a la distribución. Como vamos a llevar el control de los materiales por separado, el primer problema que se plantea es el de si todos los que forman esta clasificación general van a incluirse. Se considerarán formando parte del control de m

El análisis que sigue conviene tener siempre presente las siguientes observaciones fundamentales, sobre cuyos principios se basará mi exposición. Lo que una empresa vende son productos y/o servicios, y por lo tanto, lo que interesa conocer es cuánto nos cuesta cada producto o servicio que vendemos. Este precio de coste vendrá determinado por el valor del material que se ha utilizado, más todos los gastos que la empresa ha añadido hasta poner este material en estado de entrega al cliente. Es decir: COSTE DE MATERIAL + COSTE DE LA TRANSFORMACIÓN + COSTE DE LA DISTRIBUCIÓN. Únicamente nos ocuparemos en esta parte del aspecto físico del control.

Parece deducirse de todo lo explicado en secciones anteriores que el objetivo fundamental de la contabilidad analítica es la de poder referir las cargas a los productos, es decir, determinar el precio de coste de cada producto. Pero, aún cuando, efectivamente, la contabilidad analítica se concibió en principio como un sistema de cálculo de los precios de coste, no es ésta su finalidad exclusiva. Forma parte del control de gestión. Precisamente, al establecer la organización contable y extracontable destinada a calcular los costes y los precios de los costes, se vio el gran campo que se abría ante la dirección, la cual se encontró con un instrumento muy eficaz para resolver acertadamente una serie de problemas, que anteriormente descansaban en la intuición. Se pueden resumir las finalidades fundamentales de la contabilidad analítica en las siguientes: Cálculo de los costes en sus diferentes fases (material, transformación y distribución) y de los precios de coste. A partir de los p

Definición: está concebida para poner de relieve los elementos constitutivos de los costes y de los precios de coste. Agrupa las cuentas que tienen por objeto: Hacer aparecer los elementos que pueden contribuir a la determinación de los precios de venta o al control de la rentabilidad y de suministrar en caso de necesidad elementos justificativos de la facturación de objetos, productos o servicios. Permitir el examen de las condiciones internas de explotación. Suministrar a la empresa las bases de valoración de algunos elementos de su activo: existencias, inmovilizados, trabajos en curso... Determinar resultados analíticos (comparar precio de venta con precio de coste) por productos o actividades.

El conocimiento del precio de coste es asimismo indispensable para resolver adecuadamente (o intentarlo) los problemas que plantea una buena gestión. Entre otros podemos citar los siguientes: Si la empresa explota con sus propios medios una instalación para la obtención de materias primas, ¿resulta eso rentable o sería preferible comprarlas en el exterior si es posible? ¿Es más económico mantener unos talleres para la reparaciones, instalaciones... o lo es conseguir estos servicios del exterior? ¿Es más barato realizar una operación o serie de operaciones determinadas por procedimientos mecánicos, informáticos o manualmente? ¿Las operaciones de unas maquinas determinadas son tan costosas que resultaría más económico reemplazarlas por otras nuevas? Pero la insuficiencia de la contabilidad general con relación al control de la gestión viene motivada también por la gran duración que separa a dos cuentas de explotación sucesivas. Normalmente, la cuenta de explotación se presenta una

En nuestro ejemplo, la importancia de cada uno de los conceptos de gastos tiene sobre cada producto puede verse el siguiente cuadro: COSTE POR UNIDAD Producto Materiales Costes laborales Energia Reparaciones Publicidad Otros Total A 7 3,2 1 1,28 0,44 2,08 15 B 9 1,7 0,4 1,7 0,6 0,6 14 C 5 2,2 1,1 1,5 0,5 0,85 11,15 D 6 1,4 0,3 1,4 0,3 0,6 10 Numerosas posibilidades se abren ahora ante la dirección que le ayudarán extraordinariamente para una buena gestión de la empresa. Preguntas posibles, ante este cuadro: ¿Por qué es tan elevado el coste de personal en los productos A y C? ¿Pueden conseguirse mejores precios en los materiales? ¿Por qué consume tanta energía el producto C? ¿Por qué el B? ¿Por qué se gasta en reparaciones? ¿Qué gastos entran en el concepto de otros? Si fuera imposible actuar para reducir el prec

Como hemos visto en la sección anterior, la contabilidad general no puede informar: En qué medida cada producto específico participa en el resultado global. Se puede saber que la empresa ha obtenido un beneficio como consecuencia del desarrollo de la actividad. Puede igualmente conocerse cuáles han sido las ventas de cada uno de los productos. Pero a la vista de estos informes, la dirección carece de datos suficientes para activar o promover la venta de un determinado producto, ya q ue el resultado global que ha conseguido puede estar constituido por la suma de unas ganancias en algunos productos y de pérdida en otros. Incluso, a la vista de estos datos, la decisión que puede tomarse puede ser totalmente errónea, no sólo porque promueva la venta de unos en los que pierde dinero, sino porque se abandonen o se dedique poca atención a aquellos otros que pueden dar mayores beneficios. Para que la dirección pueda tomar acciones adecuadas debe conocer cuál es la participación de cada prod

Hemos visto en todas las secciones anteriores referentes a la contabilidad general, que la misma presenta como objetivos fundamentales la determinación de la situación patrimonial de la empresa (balance) y de sus resultados. En efecto, se pide ante todo que la contabilidad general  nos diga cuánto dinero poseemos, tanto en caja como en bancos, a cuánto asciendo lo que nos deben, cuál es el valor de nuestros inmovilizados materiales, productos ... Debe igualmente darnos a conocer las deudas ciertas y probables de la empresa. La diferencia entre los primeros de estos elementos y los segundos (pasivo) expresa el valor de la empresa. Sin duda, el conocimiento de este resultado financiero y las informaciones suministradas por la contabilidad general, son indispensables para el control de la gestión. Pero, salvo que se trate de una empresa con una actividad muy simple, es insuficiente para asegurar una apreciación detallada y exacta del funcionamiento de las diversas actividades que han dad

En los ejemplos anteriores, hemos ido modificando las posibles partidas de abono que pueden surgir al contabilizar una nómina, pero hemos mantenido siempre un único cargo . Sin embargo, al contabilizar una nómina, puede haber motivos de cargo que no corresponden a la cuenta 640 (Sueldos y salarios). Dentro del epígrafe Percepciones no salariales excluidas de cotización en el Régimen General de la Seguridad Social de las nóminas, figuran (principalmente) las casillas correspondientes a los siguientes conceptos: Indemnizaciones : Su importe lo cargaremos en la cuenta 641 (Indemnizaciones). Suplidos (plus de transporte, plus de distancia, dietas de viaje, prendas de trabajo, plus de peligrosidad...): Su importe se cargará en la cuenta 640 (Sueldos y salarios). Prestaciones de la Seguridad Social : Su importe lo cargaremos en la cuenta 471 (Organismos de la Seguridad Social, deudores), como ya he explicado en anteriores secciones. Como siempre hacemos, veamos un ejemplo: Contabil